Trong bộ ứng dụng Microsoft Office hoặc Microsoft 365 thì phần mềm Access là công cụ cực kỳ mạnh mẽ. Nó có thể giúp cho người dùng tạo ra các trình quản lý thông qua nhiều dữ liệu trong một lúc mà không có vấn đề gì. Vậy Microsoft Access là gì? Các tính năng chính của công cụ này ra sao? Bạn đọc cùng tìm hiểu bài viết sau của chúng tôi nhé.
Phần mềm Access là gì?
Access là gì? Đây là phần mềm tương ứng giúp cho người dùng quản lý cơ sở dữ liệu cùng khả năng chỉnh sửa lẫn truy xuất những dữ liệu dạng bảng. Chúng không tương đồng với các hệ quản lý dữ liệu khác nhưng bù lại có giao diện đồ hoạ để giúp cho bạn thao tác dễ dàng.
Có thể nói ứng dụng này cực kỳ phổ biến với các doanh nghiệp trung bình vì nó giúp phát triển thông tin cho các mục quản lý dữ liệu. Một vài ứng dụng khác của Access còn được biết đến như một công cụ để quản lý khách hàng, thông tin các mục hàng hoá, đơn hàng, giao dịch với khách hàng…
Tính năng chính của công cụ Access
Access không những sở hữu được các tính năng cơ bản mà còn giúp người dùng cập nhật thêm nhiều chi tiết trong việc phục vụ mục tạo bảng người dùng. Nhờ đó mà bất cứ ai khi sử dụng cũng đều thuận tiện và nhanh chóng hơn.
- Bạn có thể dùng chính hệ thống này để tự mình tạo ra một hệ thống quản lý dữ liệu cùng thông tin cho nhiều doanh nghiệp nhỏ và vừa.
- Access giúp cho những người dùng với những tính năng thực hiện trong việc quản lý mọi dữ liệu cùng các mảng của doanh nghiệp như: Quản lý các đơn hàng, tin đặt hàng, sản phẩm, quản lý thông tin bán hàng…
- Access luôn có được những sự kỹ năng hỗ trợ thông qua phần giao diện với những sự tối giản để tạo ra nhiều quá trình nhập cùng với những dữ liệu thông qua bảng tính.
Những nguyên nhân bạn nên chọn Access
Vì công cụ này cực kỳ tiện lợi nên bạn có thể sử dụng để giải quyết với lượng thông tin và dữ liệu khổng lồ trong doanh nghiệp. Ngoài ra Access còn có nhiều ưu điểm tuyệt vời như sau:
Access giúp lượng lớn dữ liệu được xử lý nhanh chóng
Ưu điểm của Access là gì? Điều đầu tiên bạn không thể không nhắc đến chính là giai đoạn được xử lý nhanh chóng nhất. Bởi vì ứng dụng này không chỉ cấp các biểu mẫu mà còn có thêm nhiều tính năng với những bảng nhanh chóng cho phép nhập toàn bộ các bản ghi. Nhờ đó mà bạn có thể dễ dàng giảm được biên độ cho những sai sót dễ dàng, nhanh chóng một cách đáng kể nhất.
Trong tình huống công việc của bạn có nhiều bản ghi, nếu không có một công cụ chuyên dụng để xử lý thì rất dễ có lỗi phát sinh. Điều này sẽ được giải quyết thông qua ứng dụng Access với cơ sở dữ liệu nhanh chóng, sâu sắc nhất. Cùng với sự mạnh mẽ trong từng hệ thống để tạo ra được các báo cáo trên màn hình với ít nhiều dữ liệu tùy theo nhu cầu từ nhiều bảng.
Như bạn đã biết thì các cơ sở dữ liệu lớn thường khó để vượt qua được nếu như bạn muốn tìm một thứ gì đó. Công cụ này có tính năng để giúp bạn sắp xếp và tìm kiếm để tạo sự riêng biệt cho người dùng, nhất là trong việc lục lại các bản ghi đơn lẻ hoặc nhóm ghi mà bạn cần. Quan trọng nhất là Access còn tiết kiệm được nhiều thời gian để tái chế dữ liệu cùng với cách hòa nhập thông qua các nguồn khác.
Access giải quyết vấn đề
Giá trị thông qua mọi dữ liệu chính là thông tin lưu trữ được cung cấp trong một nơi và cho phép người dùng liên kết với nhiều thứ khác. Các bạn lưu trữ thông qua một phiên bản thực với bất cứ nhất định nào như khác hàng, đĩa DVD hoặc chỉ là đơn đặt hàng đều tìm được.
Mặc dù Excel cũng là công cụ tuyệt vời để duy trì cho những thao tác tính toán cùng với nhiều tập tin nhỏ lẻ. Nhưng bảng tính của nó lại không thực sự lý tưởng để có thể sắp xếp và xử lý hàng trăm bản ghi cho nhiều thứ như khách hàng, địa chỉ cùng các địa chỉ liên hệ hoặc những thứ quan trọng cần theo dõi. Chúng dễ đưa vào lỗi của các bảng tính, nhờ đó đã khiến cho việc phân tích và tổng hợp mọi thứ như báo cáo trở nên khó khăn hơn.
Trong khi đó Access sẽ duy trì một bản của sự thật cho những thứ mà cần dõi theo nhằm giảm khả năng trùng lặp hay lỗi. Đồng thời loại bỏ bớt những giá trị không nhất quán thông qua một hệ thống được lập trình sẵn cho các tính năng này. Ví dụ như Excel có cột khách hàng,, số điện thoại cùng với tên sản phẩm bị sai chính tả… Khi đó bạn không thể dễ dàng tìm kiếm như Access để có thể hiển thị mọi thứ một cách chính xác nhất.
Năng suất của Access là gì?
Nếu bạn và những người khác thực hiện công việc trong một cơ sở dữ liệu thì chỉ cần thay đổi bản ghi duy nhất. Toàn bộ những thứ liên quan trong các cơ sở dữ liệu của người dùng sẽ tự động thấy sự thay đổi. Trong khi đó Excel sẽ cần được thay đổi mỗi lần xuất hiện trên các khách hàng nên việc tìm và thay thế không thể nhất thiết phải hiểu được tên của khách hàng thông qua đánh vần các cách khau.
Vậy còn cơ sở dữ liệu của Access là gì? Chỉ cần một bản ghi khách hàng thay đổi là mọi hồ sơ khác liên quan đến khách hàng đó không cần đổi. Bởi vì chúng đã được kết hợp thông tin với khách hàng.
Bảo mật và kiểm soát mọi thứ trong tầm tay
Nhờ vào cơ sở dữ liệu được cung cấp thông qua vị trí trung tâm để lưu trữ, bảo mật cùng kiểm soát dữ liệu của người dùng mà Access có thể mã hoá và tạo mật khẩu bảo vệ. Những tệp dữ liệu khách hàng luôn được giữ kín trong máy chủ và không thể bị đánh mất dựa vào một bên sự thật. Hơn nữa khi người dùng sử dụng mọi dữ liệu về doanh nghiệp thì thay vì dùng bảng tính Excel cho những thứ riêng biệt thì bạn sẽ được kiểm soát tốt hơn dựa vào quyền truy cập mọi thông tin nhanh chóng.
Giúp người dùng có quyết định và cái nhìn đa chiều hơn
Điều quan trọng nhất khi sử dụng Access chính là một nguồn sự thật duy nhất thông qua định dạng chuẩn với những sự thấu hiểu và quyết định tốt hơn. Bằng cách báo cáo thông qua việc phân tích những dữ liệu của người dùng trong cơ sở dữ liệu thì khách hàng có thể quen thuộc với mọi biểu đồ của Access. Hơn nữa mọi thứ còn vượt xa Excel cùng xu hướng lịch sử và tổng hợp thông qua lọc vấn mạnh mẽ hơn.
Bên cạnh đó công cụ này cũng là một sự khởi đầu hoàn hảo cho những người không chuyên về công nghệ nhưng lại muốn khám phá cơ sở dữ liệu. Cùng với đó những hệ quản trị cơ sở dữ liệu thông qua việc phục vụ cho chính công việc của bản thân mình. Phần mềm cực dễ tiếp cận với người nào không phải là IT mà vẫn có thể hiểu được những thông tin liên quan như ngôn ngữ SQL, mối quan hệ, kiến trúc dữ liệu..
Có thể bạn quan tâm:
- Cách ẩn ứng dụng trên thiết bị Android và iOS thế nào?
- Cách xoá ứng dụng trên máy tính nhanh chóng, an toàn
Lời kết
Access là gì đã được chúng tôi chia sẻ cụ thể và chi tiết nhất thông qua hàng loạt ứng dụng cùng các tính năng. Nếu bạn đang hoạt động trong một doanh nghiệp vừa và nhỏ thì có thể cài đặt công cụ này để giúp cho bản thân xử lý lượng công việc nhẹ nhàng và nhanh chóng hơn khi sử dụng những công cụ khác.
