Hàm Sumifs trong Excel là hàm gì mà được nhiều người quan tâm tìm hiểu để áp dụng trong tính toán phục vụ công việc? Đối với những người thường xuyên sử dụng công thức tính toán lập bảng Excel thì chắc chắn phải nắm được các công thức tính hàm tiện lợi. Nội dung ở phần dưới đây sẽ tập trung để nói về hàm Sumifs.
Tìm hiểu về hàm Sumifs trong Excel
Hàm SUMIF – dạng hàm tính tổng nhiều giá trị khác nhau trong một phạm vi để thỏa mãn nhiều điều kiện có trước. Đây là một trong các hàm sử dụng trong Excel cơ bản, được sử dụng rất nhiều để phục vụ tính toán tiện lợi hơn. Thay vì sử dụng công thức tính thủ công mất thời gian, chưa chuẩn xác thì dùng hàm bao giờ cũng nhanh hơn.
Bạn có thể hiểu là nếu bạn tính tổng giá trị thì hay dùng tới hàm SUM. Còn nếu bạn cần thêm một điều kiện nào đó cho hàm tính tổng đó thì sẽ lựa chọn dùng hàm SUMIF. Và bảng dữ liệu cần tính tổng kèm với nhiều điều kiện hơn thì phải dùng tới hàm Sumifs.
Đây là dạng hàm tích hợp sử dụng trong bảng Excel, phân vào dạng hàm Hàm Math / Trig. Hàm trang tính, nhập công thức trong một ô của trang là có thể ra được kết quả chính xác.
Hàm Sumifs trong Excel có thể được kết hợp với nhiều hàm trong bảng tính toán Excel. Sử dụng hữu ích trong công việc, mang lại độ chính xác cao và thể hiện sự chuyên nghiệp.
Cú pháp dùng để tính của hàm Sumifs
Bạn muốn sử dụng hàm Sumifs trong Excel hiệu quả trong bảng Excel thì bạn cần phải áp dụng đúng công thức của nó. Chỉ cần sai một khái niệm hoặc số liệu là có thể ra một kết quả hoàn toàn khác. Cụ thể cú pháp của hàm này đang được sử dụng là:
=Sumifs(sum_range,criteria_range1,criteria1,criteria_range2,criteria2,…)
Trong đó:
- Sum_range: Chính là phạm vi các ô tính thực hiện cần tính tổng dữ liệu. Phạm vi có thể là 1 ô, 1 dải ô hoặc nhiều dải ô liên tiếp với nhau. Excel tự động lọc các ô tính có chứa các dữ liệu trong vùng này để dùng Sumifs.
- Criteria_range1: Chính là phạm vi ô tính đầu sử dụng cho việc đánh giá về điều kiện thứ 1.
- Criteria1: Điều kiện đầu tiên mà phải được đáp ứng, người dùng viết tham số điều kiện dạng số, văn bản, công thức, biểu thức lựa chọn.
- Criteria_range2, criteria2,…: Đều là những cặp phạm vi và điều kiện mà người dùng đưa vào trong bảng Excel để dùng. Giới hạn tối đa cho số cặp này là 127 cũng là một con số lớn.
Với hàm Sumifs này thì người dùng hoàn toàn có thể kết hợp hoạt động với hàm AND. Khi bạn dùng công thức hàm AND có lồng ở trong hàm Sumifs thì Excel sẽ chỉ tính toán tổng các ô mà trong phạm vi sum_range đã đáp ứng được những điều kiện đưa ra.
Chỉ dẫn về cách dùng hàm Sumifs
Nhiều người chưa biết được cách dùng hàm Sumifs trong bảng Excel ra sao cho đúng. Chính vì vậy thực sự cần thiết cho việc hiểu rõ được cách dùng và áp dụng linh hoạt trong các trường hợp thực tế.
Các ký tự chủ yếu của hàm Sumifs trong Excel
Trong việc sử dụng hàm này thì có nhiều ký tự đại diện khác nhau cần phải hiểu và dùng đúng. Cụ thể các ký tự như ‘*’ và cả ‘?’ dùng với tác dụng trong đối số tiêu chí lúc dùng hàm này. Việc dùng ký tự đại diện cho người dùng tìm kiếm kết quả trùng khớp gần giống nhưng lại không chuẩn xác.
Dấu hoa thị (*) – này khớp với các chuỗi ký tự, dùng được lúc trước, sau hoặc với các tiêu chí xung quanh. Nhằm cho phép dùng được một phần tiêu chí trong việc tìm kiếm.
Dấu chấm hỏi (?) có thể dùng nó để thay thế cho những ký tự đơn lẻ. Tiện cho việc áp dụng với các các ký tự đơn, thực sự dễ dàng. Chẳng hạn như N?r sẽ tương đương với North, Nor,…
Cách sử dụng hàm Sumifs trong Excel
Về các bước áp dụng hàm Sumifs trong Excel thì cũng không quá phức tạp khi bạn đã có được công thức chuẩn xác. Sau đó thì chỉ việc đưa vào thực hiện trong bảng tính toán Excel là được.
- Bước 1: Cần phải xác định được cột nào là chứa điều kiện
- Bước 2: Các điều kiện sử dụng để tính phần tổng
- Bước 3: Xác định ra khu vực cần tính tổng
- Bước 4: Nhập công thức hàm Sumifs vào trong khu vực cần tính trong bảng Excel.
Xác định được vùng chứa ô điều kiện mà bạn sẽ lựa tính tổng, vùng cần tính tổng trong bảng. Bạn sẽ bôi đen khu vực rồi nhấn phím F4 là có thể tính tổng được ra kết quả chuẩn.
Phân biệt rõ hàm SUMIF và Sumifs
Nhiều người khi áp dụng các công thức tính hay bị nhầm lẫn giữa hàm sumif và hàm Sumifs. Thực ra đây là 2 hàm hoàn toàn khác biệt, không phải là một nên bạn cần phân biệt rõ. Tuy chúng đều là hàm tính tổng có điều kiện nhưng nội dung, công thức áp dụng khác nhau.
- SUMIF: Sử dụng để tính tống chỉ duy nhất với một điều kiện, áp dụng cho một đối tượng nào đó với điều kiện cho trước đó.
- Sumifs: Sử dụng để tính tổng của 2 điều kiện trở lên, dựa trên nhiều điều kiện khác nhau.
Công thức hàm SUMIF
Về công thức tính toán cho hàm Sumifs trong Excel này cũng có riêng, không trùng lặp với hàm Sumifs nên mọi người tránh nhẫm để áp dụng lộn công thức. Điều này có thể dẫn tới sai số ảnh hưởng tới công việc. Công thức áp dụng là:
=SUMIF(range; criteria; sum_range)
Trong đó:
- Range: Được biết là khu vực được chọn có chứa những ô điều kiện
- Criteria: Dạng điều kiện dùng thực hiện hàm sumif.
- Sum_range: Xác định khu vực có dữ liệu cần tính tổng.
Thứ tự đối số ở trong cú pháp
Về sự khác biệt của hàm sumif với Sumifs còn trong thứ tự đối số không hề giống nhau. Cụ thể thì Sum_range là đối số trong cú pháp tính toán xếp ở vị trí số 3 tính hàm sumif nhưng lại đứng vị trí số 1 trong công thức của Sumifs.
Nhiều người chưa hiểu rõ lại nghĩ rằng đây là đang phức tạp hóa vấn đề khiến cho người dùng bị rối loạn. Thế nhưng nghiên cứu kỹ thì sẽ nhận ra được ở hàm sumif sum_range là đối số tùy chọn có thể bỏ qua được và vẫn cho kết quả đúng.
Còn ở trong hàm Sumifs thì sum_range lại là đối số bắt buộc không thể bỏ qua được. Và đó là việc lý giải cho vấn đề nó được xếp ở vị trí đầu tiên quan trọng và nếu bỏ đi sẽ cho sai kết quả.
Dùng hàm Sumifs thì bạn cần lưu ý gì?
Không phải việc sử dụng hàm Sumifs này có thể tùy tiện là có thể mang lại hiệu quả trong bảng Excel. Vì thế cho nên bạn cần phải chú ý một số điều như sau để sử dụng đúng:
- Mỗi ô trong khu vực, phạm vi sum_range sẽ được tính phép cộng tổng khi thỏa mãn được toàn bộ những điều kiện xác định là đúng cho chính ô đó.
- Các ô ở sum_range mà có chứa TRUE sẽ xác dịnh coi là 1, các ô chứa FALSE được tính là 0.
- Từng criteria_range cần cùng kích thước vùng chọn tương đương với sum_range, criteria_range. Và sum_range thì lại cần cùng số hàng – số cột với nhau
- Criteria: sử dụng được dấu ? này thay thế cho ký tự đơn. Còn về dấu * có thể thay thế cho một chuỗi nào đó trong bảng. Điều kiện là dấu hỏi chấm hoặc là dấu sao thì người dùng cần điền thêm dấu ~ đằng trước, giá trị điều kiện là văn bản được đưa vào trong dấu “.
- Người dùng không nhập dữ liệu vào trong chỗ Sum_range thì sau đó tổng được tính theo Range.
- Dùng hàm Sumifs cho kết quả sai khi mà người dùng nhập chuỗi dài quá 255 ký tự hoặc với chuỗi #VALUE!.
Có thể bạn quan tâm:
- Kỹ năng giải quyết vấn đề mà bạn đọc cần thật sự nắm chắc
- Mail merge – Tính năng tuyệt vời trong Microsoft Word
Lời kết
Thông tin gửi cho bạn biết rõ về hàm Sumifs trong Excel là hàm gì, sử dụng công thức tính như thế nào cho kết quả chuẩn xác. Bất cứ khi nào bạn cần áp dụng đều có thể sử dụng công thức đã nêu ở trên tiện lợi phục vụ công việc của mình hơn.
