Mail merge hiện đang mang đến cho người dùng Microsoft Word nhiều công dụng vô cùng hữu ích và chất lượng. Chính vì thế trong nội dung của bài viết ngày hôm nay chúng tôi sẽ đề cập cụ thể và chi tiết đến nhiều phương diện khác nhau của chức năng này. Mời quý độc giả đón đọc ngay hôm nay để biết rõ ràng nhất!
Mail merge là gì?
Mail merge hay chức năng trộn thư từ là một tính năng soạn thư hàng loạt trong phần mềm soạn thảo văn bản Microsoft Word. Khi sử dụng chức năng này sẽ giúp người sử dụng có thể xây dựng được nhiều lá thư mời hoặc giảm thiểu tối đa công sức làm làm phiếu lương, hợp đồng lao động, thư cảm ơn, thông báo,….
Để hiểu rõ hơn về Mail merge, chúng tôi sẽ đưa ra một ví dụ cụ thể như sau:
Ví dụ: Bạn có nhiệm vụ viết một lá thư mời họp điện tử để gửi tới các nhân viên trong công ty. Mặt khác, bạn có đã có sẵn mẫu thư mời, dữ liệu của các thành viên, tuy nhiên bạn phải điền từng cái tên một vào mỗi một lá thư khác nhau. Từ đây dẫn đến việc mất nhiều thì giờ, cũng như công sức của bạn.
Chính vì vậy lúc này Mail merge sẽ là một công cụ vô cùng hữu ích dành cho bạn, bởi nó sẽ tự động điền đầy đủ và chính xác các thông tin nhân viên vào giấy mời họp chỉ trong một thời gian ngắn. Từ đó giúp bạn có thể nhanh chóng hoàn thành nhiệm vụ của mình trong nháy mắt.
Ngoài ra hiện nay, ở một số cuộc thi lấy chứng chỉ tin học thì người ta cũng sử dụng tính năng này làm câu hỏi cho thí sinh. Vì vậy có thể thấy rằng Mail merge đã thật sự len lỏi vào trong nhiều lĩnh vực của đời sống.
Một số lợi ích khi sử dụng Mail merge
Đến đây chắc hẳn bạn đã hiểu rõ về Mail merge. Vậy khi sử dụng tính năng này sẽ mang đến những lợi ích thiết nào? Cụ thể như sau:
- Tiết kiệm được tối đa công sức và thời gian khi phải điền nhiều dữ liệu cùng một lúc.
- Rất dễ dàng sử dụng, đơn giản bằng vài bước làm là có thể thực hiện thành công. Vì vậy ai cũng có thể thực hiện được, kể cả người có trình độ tin học căn bản.
- Không giới hạn số lượng dữ liệu. Do đó, người dùng có thể sử dụng bao nhiêu tuỳ thuộc vào nhu cầu của bản thân. Từ đó giúp cho công việc của bạn được diễn ra suôn sẻ và thuận lợi nhất.
Nhìn nhận một cách khách quan nhất thì Mail merge sở hữu nhiều công dụng đặc biệt có ích, vì vậy đã mang đến cho người sử dụng rất nhiều các lợi ích thiết thực. Từ đây sẽ là một công cụ đắc lực để phục vụ nhu cầu dùng cá nhân của nhiều người làm việc ở các ngành nghề khác nhau.
Hướng dẫn sử dụng Mail merge trong Word
Để sử dụng Mail merge trong Word bạn chỉ cần làm theo những bước làm vô cùng đơn giản mà chúng tôi sẽ hướng dẫn cụ thể như sau:
Bước 1
Bạn hãy khởi động phần mềm soạn thảo văn bản Word lên. Lúc này ở giao diện Word có mẫu đơn bạn bấm vào mục Mailings và tìm tới mục Start Mail Merge, sau đó chọn vào Step by Step Mail Merge Wizard sẽ ngay lập tức xuất hiện 6 step (bước).
Bước 2
Trong giao diện xuất hiện những bước tiến hành thực hiện, trước hết bạn cần chọn lựa cách viết cho Mail merge, trong đó Letters (kiểu thư với nội dung hoặc mẫu mới), E-mail messages (Tin nhắn email), Envelopes (Phong bì thư), Labels (Nhãn thư) và Directory (Danh mục thư). Kế tiếp bạn bấm vào dòng chữ Next: Starting document để chuyển sang bước sau đó.
Bước 3
Đến đây bạn cần lựa chọn mẫu thư để trộn cùng với nội dung văn bản mong muốn, gồm có Use the current document (dùng mẫu thư đang mở), Start from a template (sử dụng các mẫu thư trong phần mềm soạn thảo Word) và Start from existing document (sử dụng những mẫu thư đã có sẵn hoặc đã tạo lưu trong trong phần mềm soạn thảo Word). Sau đó bạn bấm vào vào Next: Select recipients.
Bước 4
Đến đây bạn thực hiện lựa chọn dữ liệu được lấy ra từ tệp Excel bằng cách bấm vào Browse. Sau đó sẽ xuất hiện một giao diện trong phần mềm Word với những sheet tài liệu Excel, bạn hãy bấm vào sheet chứa dữ liệu mà mình mong muốn dùng. Cuối cùng bấm OK để hoàn tất.
Bước 5
Ở bước này sẽ xuất hiện toàn bộ nội dung của các cột chứa trong tệp Excel, việc của bạn là tích chọn hoặc bỏ tích vào các thông tin hiển thị ở trong giao diện nay. Sau đó chọn Next để hoàn tất bước này và chuyển sang bước tiếp theo trong tiến trình sử dụng Mail merge.
Bước 6
Đến đây sẽ hiển thị tùy chọn chỉnh sửa, hoặc viết thêm các thông tin vào mẫu thư với những trường hợp mà bạn chưa hoàn thành xong mẫu. Nếu như bạn đã hoàn thiện mẫu đã viết, thì bỏ qua bước này bằng cách nhấn vào Next.
Bước 7
Tại đây bạn bấm vào địa điểm muốn chèn nội dung, kế tiếp bấm vào Insert Merge Field và lựa chọn trường muốn lấy, đầu tiên là tên người. Lúc này sẽ xuất hiện tên trường, để xuất hiện luôn tiên người thì bạn bấm vào mũi tên ở Recipient ngay bên cạnh phải để có thể thay đổi toàn bộ các mục ở trong danh sách. Sau đó sẽ lập tức xuất hiện tên người muốn lấp đầy vào chỗ trống của danh sách.
Bên cạnh đó, bạn bấm xuống các nội dung khác ở bên dưới để có thể điền được thông tin bằng càng bấm vào Insert Merge Field rồi lựa chọn trường để điền tiếp nội dung. Mặt khác, bạn bấm vào mũi tên trong Recipient thì các trường sẽ thay đổi nội dung ngay sau đó. Cuối cùng chọn Next.
Bước 8
Ở bước này bạn chọn Finish & Merge và tìm đến Send Email Messages. Sau đó bạn tiến hành điền chính xác nội dung email mà mình mong muốn gửi, kế tiếp bấm OK để khởi động Outlook trên máy vi tính và thực hiện gửi email qua ứng dụng này. Trong trường hợp sử dụng Gmail thì bạn phải lưu lại thành tệp riêng lẻ.
Một số chú ý khi dùng Mail merge
Trong quá trình sử dụng Mail merge để trộn thư thì bạn cần chú ý một số các vấn đề dưới đây:
- Tiến hành tuần tự các thao tác trộn thư bằng Mail merge, tuyệt đối không bỏ sót bước nào. Bởi như vậy sẽ làm cho quá trình này sẽ diễn ra không thành công được như ý bạn mong muốn, nhất là khi tiến hành thực hiện lần đầu tiên bằng tính năng này.
- Chuẩn bị chính xác nội dung cần chèn vào thư trước khi sử dụng tính năng này để trộn thư. Chú ý toàn bộ nội dung như: tên khách hàng, địa điểm họp, chức danh, thời gian họp,… phải được trình bày sẵn ra phần mềm Excel, bởi Mail merge trong Word sẽ tiến hành liên kết với phần mềm này.
- Không thể phủ nhận rằng tính năng trộn thư trong Word tương đối dễ sử dụng, tuy nhiên để có thể sử dụng thành thạo thì đòi hỏi bạn phải luyện tập tuyệt đối kỹ càng. Từ đó không bị làm sai bất kỳ một bước nào và đảm bảo các thao tác thực hiện của mình là chính xác 100%.
- Ở các phiên bản phần mềm soạn thảo Word khác nhau như: Word 2016, Word 2018,… thì một số chức năng sẽ được sắp xếp ở khác vị trí. Vì thế bạn cần lưu ý để tránh mất thời gian tìm kiếm các chức năng này trong quá trình thực hiện trộn thư.
Có thể bạn quan tâm:
- Mục tiêu là gì? Điều cần biết xoay quanh vấn đề mục tiêu
- Phân tích là gì? Thông tin bạn nên biết từ phân tích
Kết luận
Trên đây chúng tôi đã chia sẻ tất tần tật những thông tin liên quan đến Mail merge. Hy vọng rằng toàn bộ nội dung trong bài viết đã cung cấp thêm cho bạn một kỹ năng mềm về tin học thật hữu ích và cần thiết cho công việc, học tập của bạn hàng ngày. Chúc các bạn luôn thành công trong cuộc sống của mình nha!
