Cách trình chiếu Powerpoint thực sự không phải là điều quan trọng trong cách dùng công cụ Powerpoint. Điều quan trọng mà người dùng cần phải tìm hiểu, học hỏi đó là cách tạo ra những slide đẹp, hấp dẫn và có nội dung. Khi đã tạo được các slide đẹp thì việc trình chiếu sẽ diễn ra nhanh chóng, đơn giản.
Powerpoint là gì? Công dụng của công cụ này
PowerPoint là thuộc bộ công cụ Microsoft Office rất quen thuộc với những người làm văn phòng. Ứng dụng này được sử dụng các slide để cung cấp thông tin, nội dung chính về một chủ đề chính. Powerpoint cho phép người dùng sử dụng hình ảnh, âm thanh, ngôn ngữ để phục vụ cho buổi thuyết trình hiệu quả.
Powerpoint có những công cụ hỗ trợ rất nổi bật, thú vị. Đây là một trong những ứng dụng rất hữu ích được dùng rộng rãi trong việc học tập, hội họp… Các doanh nghiệp sử dụng Powerpoint để chuẩn bị các bài thuyết trình trong các buổi họp hoặc trao đổi với khách hàng.
Công cụ này còn được rất nhiều thầy cô, học sinh sử dụng trong việc giảng dạy và học tập. Ứng dụng này sẽ giúp việc truyền đạt nội dung bài học trực quan, sinh động, xúc tích và hiệu quả hơn. Ngoài ra còn được dùng để tạo File để trình chiếu tiếp thị sản phẩm, dự án… với rất nhiều định dạng được sử dụng với nhiều dấu ấn riêng. Việc dùng hình ảnh hấp dẫn, cuốn hút sẽ thu hút được sự chú ý của người xem.
Thuật ngữ sử dụng trong trình chiếu Powerpoint
Việc tìm hiểu các thuật ngữ khi dùng công cụ trình chiếu Powerpoint rất quan trọng. Cụ thể những thuật ngữ cơ bản là:
- Thuật ngữ Slideshow (Trình chiếu) và Presentation (trình bày): Đây là hai thuật ngữ cơ bản và xuất hiện rất nhiều trong giao diện của ứng dụng này. Hai từ này có thể dùng để hoán đổi với nhau, đặc biệt hai thuật ngữ này còn đại diện cho tổng thể tài liệu mà người dùng tạo ra.
- Slide: Đây là một thuật ngữ nhỏ nằm trong slideshow, tức là trong mỗi slideshow sẽ có các slide nhỏ. Người dùng có thể hình dung toàn bộ Powerpoint là một cuốn sách, trong đó sẽ có các trang tức là các slide. Bạn có thể điều chỉnh nội dung, thêm bớt hình ảnh ở các slide này để bài thuyết trình có nội dung tốt nhất.
- Animation tức là Hoạt ảnh: Đây chính là các hiệu ứng hình ảnh được sử dụng để giúp các slide trở nên đẹp mắt, lung linh hơn. Trong thiết kế Powerpoint người dùng có thể lựa chọn sử dụng các chuyển động và thiết kế linh hoạt theo sở thích và tư duy của bản thân. Miễn làm sao để người xem có thể hiểu và nắm được nội dung.
- Thuật ngữ Transition có nghĩa là hiệu ứng chuyển tiếp: Đây là một trong những công cụ được dùng để chuyển tiếp giữa các slide. Thông qua việc dùng Transition người dùng sẽ làm nổi bật bài thuyết trình trong mắt người xem hơn. Hoặc có thể dùng nó để tạo được hiệu ứng bắt mắt.
Cách trình chiếu PowerPoint chi tiết
Để trình chiếu một sản phẩm PowerPoint không phức tạp hay khó khăn gì. Có 2 phương án để người dùng áp dụng. Đó là trình chiếu bằng phím tắt hoặc dùng bằng chuột để điều khiển.
Sử dụng phím tắt để trình chiếu
Đây là cách trình chiếu PowerPoint thông thường được nhiều người sử dụng bởi thao tác nhanh chóng, đơn giản. Người thực hiện chỉ cần nhấn phím F5 hoặc Fn + F5 khi muốn bắt đầu trình chiếu từ trang đầu đến đến trang cuối cùng. Trong trường hợp bạn muốn bắt đầu bài trình chiếu của mình từ một slide khác thì hãy mở tổ hợp phím Shift + F5 để thực hiện.
Cách trình chiếu powerpoint bằng điều khiển – chuột
Cách trình chiếu PowerPoint thì thao tác sẽ mất nhiều thời gian hơn nhưng vẫn rất tiện lợi. Để thực hiện hãy bấm vào Tab Slide Show sau đó chọn:
- From Beginning – tức là phím F5: Đây là cách để bạn cài đặt việc trình chiếu bắt đầu từ trang đầu tiên.
- From Current Slide (Shift + F5): Lựa chọn vào mục này tức là bạn sẽ trình chiếu bắt đầu ở một trang bất kỳ nào đó mà bạn đang mở.
Các tùy chọn khác khi trình chiếu PowerPoint
Trong PowerPoint rất đa dạng về các tùy chọn, từ đó mà cách để tạo nên những trang trình chiếu đẹp cũng rất nhiều. Tùy vào dụng ý, tư duy và sáng tạo của mỗi người để thiết kế lên slide như mình mong muốn. Các tùy chọn cơ bản bao gồm:
Tùy chọn chuyển đổi giữa các slide
Trong cách trình chiếu PowerPoint chắc chắn sẽ cần thao tác chuyển đổi qua lại giữa các slide. Vậy sẽ làm cách nào khi cần, cách làm rất đơn giản. Bạn chỉ cần nhấn vào chuột trái là nó sẽ tự chạy hết nội dung và hiệu ứng trên các trang và tự động chuyển sang trang khác.
Nếu không có chuột thì vẫn có thể điều khiển bằng cách nhấn vào phím Enter, dấu cách hoặc dùng mũi tên trái, phải, đi lên để chuyển sang trang khác nhanh chóng. Hoặc bấm vào mục Next ở màn hình để chuyển các slide kế tiếp linh hoạt, chọn Previous để quay lại các trang phía trước.
Chuyển đổi đến slide khác trong bài
Khi trình chiếu bài thuyết trình của mình, để lấy ví dụ và giúp người xem hiểu rõ hơn về nội dung nào đó. Bạn có thể tùy chọn chuyển đến slide bất kỳ có nội dung cần thiết. Để thực hiện thao tác này các bước thực hiện như sau:
- Bước 1: Bấm phải chuột vào slide bất kỳ, sau đó chọn See All Slides.
- Bước 2: Toàn bộ trang slide trong bài sẽ hiển thị trên màn hình, bây giờ bạn sẽ lựa chọn trang slide muốn hiển thị ngay trên màn hình trình chiếu. Sau khi chọn thì trang đó sẽ hiển thị ngay.
Ở một số phiên bản PowerPoint cũ thì chọn Go to Slide, sau đó bấm vào slide muốn hiển thị. Điều bất tiện ở phiên bản cũ đó là người dùng không thấy được tất cả các trang, thay vào đó là phải nhớ được số trang.
Tùy chọn phóng to nội dung nào đó trong slide
Đây là cách trình chiếu PowerPoint để bạn làm nổi bật hoặc nhấn mạnh vào nội dung quan trọng trên trang slide đó. Cách thực hiện là nhấn chuột phải vào trang slide, sau đó chọn tính năng zoom in. Tiếp theo đưa chuột vào vùng mà bạn muốn phóng to hơn, nhấn chuột trái vùng đó sẽ phóng to ra. Nhấn nhiều lần thì độ phóng to càng lớn, muốn nhỏ hơn thì bấm chuột phải.
Thay đổi màu sắc cho màn trình chiếu
Trường hợp đang tiến hành cách trình chiếu PowerPoint mà gặp sự cố vậy thì hãy nhanh trí chuyển màn hình sang màu đen hoặc trắng. Người thực hiện có thể sửa lại slide sau đó trình chiếu lại. Cách thực hiện đó là:
Bấm chuột phải, sau đó chọn Screen. Ở đây có 2 tùy chọn là black Screen hoặc White Screen. Nếu chọn Black thì màn hình sẽ chuyển thành màu đen, còn ngược lại chọn White thì màn hình chuyển sang màu trắng.
Đổi con trỏ chuột khác khi trình chiếu
Khi thực hiện bài trình chiếu của mình mà bạn muốn làm nổi bật phần nào đó trong bài. Có thể chọn cách chuyển đổi từ chuột sang bút để gạch chân, khoanh vùng, hoặc đổi chuột thành Laser để chỉ cho người xem thấy nội dung cần chú ý.
- Để thay đổi chuột chỉ cần nhấn phải chuột vào màn hình, sau đó chọn Pointer Options, sau đó bấm vào các lựa chọn sau đây:
- Laser Pointer: Đây là tùy chọn để thay đổi từ chuột thông thường sang dạng Laser.
- Pen: Sử dụng bút thay cho chuột để khoanh vùng hoặc gạch chân những nội dung quan trọng, nổi bật.
- Highlighter: Đây cũng là công cụ dùng để nhấn mạnh thông tin rất nổi bật.
- Ink Color: Tùy chọn màu sắc cho những vùng được đánh dấu.
Tùy chọn kích thước hiển thị của Slide PowerPoint
Khi thực hiện cách trình chiếu PowerPoint các slide sẽ gặp trường hợp nội dung trên màn hình không được hiển thị đầy đủ. Cách thực hiện cụ thể:
Chọn vào Desige sau đó chọn Customize, chọn tiếp Slide Size. Có 2 lựa chọn hiển thị để bạn chọn đó là:
- Standard là kích thước (4:3).
- Widescreen kích thước (16:9).
Bên cạnh đó còn có 2 lựa chọn khác để chỉnh kích thước đó là:
- Maximize: Với cách này kích thước của toàn bộ slide sẽ tăng lên. Tuy nhiên nếu chọn cách này thì rất có thể dẫn đến việc bị mất ảnh hoặc nội dung hiển thị bị thiếu.
- Ensure Fit: Với cách này thì sẽ thu nhỏ kích thước của nội dung lại, đảm bảo không bị mất gì trên màn hình slide.
Có thể bạn quan tâm:
- Cố định cột trong excel thì làm thế nào? Hướng dẫn chi tiết
- Hàm Sumifs trong Excel – Công thức và cách áp dụng nhanh
Lời kết
Nội dung trên đây đã tổng hợp và hướng dẫn đến bạn cách trình chiếu PowerPoint rất chi tiết. Sử dụng thành thạo PowerPoint là một lợi thế lớn đối với những người làm việc văn phòng, giáo viên. Chính vì vậy mà hiện nay cách sử dụng PowerPoint đã và đang được áp dụng vào chương trình dạy học của bậc đại học.
